许多人家里的个人文件柜堆满陈年财务资料，举凡税务纪录、信用卡帐单或银行对帐单，看著满坑满谷的文件真想一扫而空，但碍于是重要文件便不敢动手，报税文件更不敢大意。专家说，所得税申报表、W2及1099等税表以及扣除和抵免的额外支持文件等要至少保留3年。
专家明确列出需要保留至少3年的相关文件包括报税表、W2表、1099表(与资本利得、股利、自雇收入或银行利息相关) 、与房贷利息扣除相关的1098表、用以扣除和抵免的额外文件、529／健康储蓄帐户(health savings accounts, HSA)／退休帐户分配的证明文件、退休储蓄帐户(例如传统 IRA)免税存入款的证明文件、慈善捐款收据、应税经纪帐户中资产买卖的证明文件、地税评估(Property tax assessments)、房贷文件(包括结算单)、房屋修缮收据。
美国国税局通常建议保留自申报日起或当年的纳税截止日期起3年的税务纪录，主要是因为，一旦被要求稽核，需要提供过去三个纳税年度的联邦报税表副本，那是国税局在典型税务情况下适用的诉讼时效。
3年规则也有例外，当国税局发现原始申报有严重问题时可要求提供更早的报税表，例如被发现未申报超过25%的总收入，即使是无意的，国税局也可要求提供最多六年的所得税申报表。假如提交虚假申报表或者压根不报税，国税局要求查看的报税资料追溯期没有时效限制。
至于州税申报表的保留时间，因地而异。加州税务审计诉讼时效为四年，当地居民需要保留至少4年报税表。
哪些税务文件该保留更长时间？
某些情况下，有些文件可能需要保留更长时间。
例如在美国以外的其他国家报税，可能有资格获得美国报税表的外国税收抵免，美国国税局给予最多10年申请抵免，恐怕也得保留相关税务文件长达10年；如果是投资者，最多可以7年时间申请无价证券的坏帐扣除额，需要以相对长的时间保留文件。
此外，为了推算社安金，不妨无限期保留W2表；在拥有房屋期间保留所有与购屋相关的文件，包括贷款协议和列明结算费用的结算单，日后卖房时计算税款大有帮助。
假如房产购买以来大幅升值，售出时将产生高额所得税，国税局将根据房屋初始买价和最终售价间的差额推算资本利得税，也将屋主对房屋进行任何资本改善的成本及其他费用纳入考量，例如买房时支付的法律费用或记录费，这些金额减去折旧就是成本基础，成本基础越高，售屋时负担越低。
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