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虽然数位化日渐普及,许多资料仍以纸本形式存在,长期累积数量可观,塞在柜子、档案夹、购物袋里,或直接堆在地上。华盛顿邮报19日报道,整理混乱的大批资料时,切记十种文件与证明必须妥善保管,避免遗失或损坏,否则申请补发恐怕相当困难。
十种必须永久保存的证件包括:
*出生证明与领养文件
*死亡证明
*结婚证书与离婚证明
*退役证明等军方纪录:荣誉退役可享丧葬福利。
*贷款还清证明(loan payoff statement):贷款被转售给其他金融机构时,握有资料可以避免纠纷。
*年底薪资单(year-end pay stubs):万一公司倒闭,日后有需要时必须取得薪资纪录,恐怕申请无门。
*先前工作的退休金或退休俸纪录
*房地产文件
*丧礼纪录:礼仪公司代发的网络讣文通常较为简略,保留原版纪录可协助遗产规划。
视实际情况必须保留的资料则包括:
*保留原版贷款文件,直到贷款全数还清为止。
*汽车所有权状(vehicle title)
*大笔金额消费收据:电视、电脑等较高金额消费,收据应该保存,以防万一因为火灾或窃盗而需要申请保险理赔。为求慎重可以保留原始收据,并且将收据扫瞄存档。
*居家修缮开销单据
*投资单据
保存三年至七年即可的资料:
*报税资料:国税局(IRS)发言人史密斯(Eric Smith)说,税表通常保留三年,若有债务或证券亏损则保留七年;不过,将来申请社安金时如果需要厘清收入状况,长年保留的报税纪录就能派上用场。
*医疗帐单
保存一年即可的资料:
*信用卡月结单(credit card statements)
不必保存到一年的资料:
*自动提款机(ATM)收据、零售商店收据:一旦收到月结单(statements)之后,这些收据就可以销毁。
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